Pilotprojekt ProDig@Students: Uni-Verwaltung digital

19.05.2021 von Lena Süßmann in Campus, Studium und Lehre
Die Bachelorarbeit anmelden, ohne die Wohnung zu verlassen? Das ist im wirtschaftswissenschaftlichen Bereich der Uni möglich. Im Projekt ProDig@Students werden Arbeitsabläufe im Prüfungsamt digitalisiert, um Mitarbeitende zu entlasten und für kürzere Wartezeiten zu sorgen. Jetzt befindet sich das Projekt in seiner letzten Phase.
Nicht nur das Verfassen der Abschlussarbeit selbst, auch deren Anmeldung kann dank ProDig@Students digital erfolgen.
Nicht nur das Verfassen der Abschlussarbeit selbst, auch deren Anmeldung kann dank ProDig@Students digital erfolgen. (Foto: Timdavidcollection / stock.adobe.com)

Studierende der Wirtschaftsinformatik üben nicht mehr nur an fiktiven Fallbeispielen aus Lehrbüchern, sondern automatisieren reale Prozesse an der Uni Halle. Im Pilotprojekt ProDig@Students arbeiten sie daran, Verwaltungsabläufe zu digitalisieren. So werden zum Beispiel Standardprozesse im wirtschaftswissenschaftlichen Prüfungsamt wie die Anmeldung von Abschlussarbeiten automatisiert. Ziel ist zudem, auch Abläufe zu verbessern, die schon digital möglich sind, etwa die Anmeldung von Prüfungen, das Einholen von Studienbescheinigungen oder die Bekanntgabe von Prüfungsergebnissen.

„Wir sind auf die Idee gekommen: Warum nicht die Studierenden auf das Prüfungsamt der Wirtschaftswissenschaften loslassen? So verbessern sie Prozesse, mit denen sie später in ihrer Abschlussarbeit direkt verwaltet werden. Auch das Prüfungsamt profitiert davon, da die Vorgänge innerhalb der Verwaltung automatisiert und die Mitarbeitenden dadurch entlastet werden“, sagt Prof. Dr. Stefan Sackmann, Inhaber des Lehrstuhls für Wirtschaftsinformatik, insbesondere Betriebliches Informationsmanagement und Projektleiter von ProDig@Students. Praktisch umgesetzt wurde die Idee erstmals im Sommersemester 2018 und 2019 für Bachelor-Studierende der Wirtschaftswissenschaften, ab dem Wintersemester 2019/2020 auch für Master-Studierende.

Projektleiter Stefan Sackmann
Projektleiter Stefan Sackmann (Foto: privat)

Die vereinfachte Anmeldung zu den Abschlussarbeiten sowie die Themenvergabe mit digitalen Unterschriften ist inzwischen Alltag. „Studierende können sich mit Hilfe des Workflow-Management-Systems ,Camunda‘ direkt über das Löwenportal anmelden und sparen sich die unzähligen Gänge zu Professoren und Professorinnen sowie den Prüfungsämtern, die davor unvermeidbar waren. Das Prüfungsamt muss zu Beginn nur überprüfen, ob der Student oder die Studentin berechtigt sind, ab da geht alles von alleine. Auch die Hochschullehrer und -lehrerinnen profitieren, indem sie  das Thema über den Browser eingegeben und digital genehmigen können“, so Sackmann. „Camunda“ koordiniert die Prozesse, leitet Aufgaben oder Anträge direkt an die richtigen Personen weiter und informiert alle Beteiligten via E-Mail. So muss lediglich noch eine physische Unterschrift durch die Vorsitzende des wirtschaftswissenschaftlichen Prüfungsausschusses gesetzt werden. Unterschriften von Prüfungsamt, Lehrstuhl und Zweitgutachter werden per TAN-Verfahren ersetzt.

Ein erstes Fazit aus der Verwaltung fällt positiv aus: „Das Projekt hat sich sehr entschlackend auf uns ausgewirkt. Zwar bearbeiten wir Sonderfälle weiterhin manuell, standardisierte Mails und Anfragen wurden uns jedoch abgenommen. So konnten wir uns schneller anderen Nachfragen widmen“, sagt Anja Braunroth, Referentin des wirtschaftswissenschaftlichen Prüfungsamtes. Insgesamt seien die Prozesse innerhalb der Verwaltung stark verkürzt worden. Die Anmeldung der Abschlussarbeit, welche früher drei bis vier Wochen dauerte, ist nun innerhalb von zwei Wochen ohne großen Arbeitsaufwand erledigt. Bislang haben davon 500 Studierende profitiert. An sie wurden bereits 3.000 E-Mails versendet. 25 Prozent der Mails wären sonst von den Mitarbeitenden manuell verfasst worden. Die restlichen 75 Prozent wurden als zusätzliche Dienstleistung versendet, um mehr Transparenz zu bieten – sie enthielten beispielsweise Informationen über einen Bearbeitungsfortschritt. Auf den Fall, dass es zu einem Ausfall des Systems kommt, sei man auch vorbereitet, sagt Sackmann. „Wir haben diese Situation bereits durchgespielt. Letztendlich sind alle Informationen aber auch noch einmal extra hinterlegt.“

Das Testprojekt geht jetzt in seine letzte Phase, Ende 2021 soll es abgeschlossen sein. Eine Ausweitung auf andere Fakultäten der Uni ist zwar denkbar, aber nicht mehr innerhalb von ProDig@Students geplant. Dazu bedürfe es weiterer Gespräche und einer Abstimmung mit der Zentralen Universitätsverwaltung, inwiefern der vielversprechende Digitalisierungsansatz in den Regelbetrieb übernommen werden soll, sagt Sackmann. Finanziert wird ProDig@Students aus Hochschulpakt-Mitteln. „Ohne die technische Umsetzung durch das IT-Servicezentrum und die Förderung der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement wäre das Projekt aber nicht möglich gewesen“, so Sackmann.

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