Studierende verbessern Arbeitsabläufe im Prüfungsamt

08.05.2018 von Friederike Stecklum in Campus, Studium und Lehre
Die Anmeldung einer Abschlussarbeit ist für Studierende mit einigen Wegen und Formularen verbunden. Die Liste reicht vom Betreuer über das Prüfungsamt bis zum Prüfungsausschuss. Sobald etwas bei einem der vielen Beteiligten liegen bleibt, kann es schnell zu Problemen mit Fristen kommen. An dieser Stelle setzt das Projekt „ProDig@Students“ am Lehrstuhl für Betriebliches Informationsmanagement der Uni Halle an. Denn in den Veranstaltungen von Prof. Dr. Stefan Sackmann üben die Studierenden an konkreten Fällen, wie sie Arbeitsabläufe im Prüfungsamt verbessern können.
Abschlussarbeiten sind mit viel Papier verbunden. Ein Projekt soll die Abläufe optimieren.
Abschlussarbeiten sind mit viel Papier verbunden. Ein Projekt soll die Abläufe optimieren. (Foto: Fotolia/Nmann77)

Normalerweise lernen die Bachelorstudierenden das Geschäftsprozessmanagement, das in der Wirtschaftsinformatik eine große Rolle spielt, an abstrakten hypothetischen Fällen. Allerdings ist das praxisfern und bildet kaum die Vielschichtigkeit von realen Prozessen und Projekten ab. Das soll sich mit dem Projekt ProDig@Students ändern, das bis 2021 aus Mitteln des Hochschulpaktes finanziert wird und die Lehre vor allem im Bachelor verbessern soll. „Ziel des Projekts ist es, den Studierenden eine praxisnahe Lehre zu bieten und gleichzeitig die Prozesse in der Verwaltung zu verbessern und zu automatisieren“, sagt Projektleiter Stefan Sackmann.

Davon profitieren letztlich beide Seiten: Die Studierenden arbeiten direkt mit einem echten „Kunden“ zusammen und das Prüfungsamt hat einen Zugewinn durch verbesserte Arbeitsabläufe. Begonnen wird mit dem Projekt im Prüfungsamt der Wirtschaftswissenschaften und die Studierenden werden den Prozess für Abschlussarbeiten, der von der Anmeldung bis zur Archivierung reicht, durchplanen und in einem Informationssystem umsetzen. „Der Vorteil für das Prüfungsamt liegt auf der Hand. Wenn die Abläufe automatisiert werden, reduziert sich die Arbeitslast, es geht schneller, wird günstiger und erhöht die Flexibilität,“ sagt Sackmann. So bleibt wiederum mehr Zeit für all jene Beratungssituationen, die nicht in das klassische Schema passen und mehr Aufmerksamkeit benötigen.

Stefan Sackmann
Stefan Sackmann
(Foto: Corinna Bertz)

Am Ende sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer die entworfenen Prozesse in einem Workflowmanagementsystem realisieren, das diese komplexen Sachverhalte abbilden kann und klare automatisierte Abläufe schafft. Dazu nutzen sie die Open-Source-Software Camunda, die vielseitig einsetzbar ist und Aufgabenlisten bereitstellt. Den Aufgaben können verschiedene Bearbeiter zugewiesen werden und die Mitarbeiter des Prüfungsamtes können jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle im Prozess sich beispielsweise gerade eine Abschlussarbeit befindet und welcher Schritt als nächster ansteht. Zudem werden Fristen automatisch überwacht und beispielsweise die Studierenden automatisch über den Fortschritt per E-Mail informiert. Dabei wird eng mit dem IT-Servicezentrum der Universität zusammengearbeitet und darauf geachtet, dass das Programm in die vorhandenen IT-Schnittstellen der Universität integriert wird.

Bei einem ersten Termin im April haben Stefan Sackmann und sein Kollege Johannes Damarowsky das Projekt den anderen Prüfungsämtern vorgestellt und die Anwendungsmöglichkeiten erklärt. Auch nach dem Projektende kann sich Stefan Sackmann vorstellen, die Arbeit in dieser Art weiterzuführen und so weitere interessierte Abteilungen der Universität zu unterstützen. „Denn letztlich haben ja alle Studierenden etwas davon, wenn die Prozesse besser laufen. Die Anwendungsfelder an der Universität sind schier unerschöpflich.“

Kontakt: Prof. Dr. Stefan Sackmann
Lehrstuhl für Betriebliches Informationsmanagement
Telefon: +49 345 55-23471
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