Wie sind Sie dabei vorgegangen?
Es ging zunächst um eine Grundsortierung: Welche Aufgaben haben wir? Was sind die Anforderungen? Was schaffen wir und was können wir momentan nicht leisten? In Workshops haben wir dann zuerst ein Ampelsystem zur Priorisierung unserer laufenden Aufgaben erarbeitet. Daraus entstand der Ansatz, die Struktur des International Office nicht mehr wie bisher entlang der Zuständigkeiten für unsere Zielgruppen – also Studierende, Wissenschaftler*innen und Alumni – abzubilden, sondern entlang unserer großen Aufgabenfelder zu organisieren. Es stehen also die Themen im Mittelpunkt, unter denen wir unsere Dienstleistungen für alle Zielgruppen bündeln.

Können Sie das näher erklären?
Konkret haben wir die drei Servicebereiche – „Willkommen“, „Mobilität“ und „Internationalisierung“ – definiert, die auch die Hauptkompetenzfelder eines International Office abbilden. Der Bereich „Willkommen“ bietet Beratung und Unterstützung für alle, die aus der ganzen Welt nach Halle kommen – vom Bachelorstudenten im ersten Fachsemester bis zur hochdotierten Gastprofessorin. In diesen Verantwortungsbereich fällt auch das Georg-Forster-Haus, unser internationales Begegnungszentrum und Gästehaus. Im Bereich „Mobilität“ bündeln wir die Expertise für Beratung, Unterstützung und Administration zu Austauschprogrammen. Das Angebot richtet sich natürlich primär an Studierende und Forschende, aber auch Mitarbeitende im wissenschaftsunterstützenden Bereich möchten wir zukünftig adressieren. Und unter „Internationalisierung“ fassen wir alles, was mit internationalen Kooperationen und Förder- beziehungsweise Stipendienprogrammen sowie der Weiterentwicklung der Internationalisierung an der MLU insgesamt zusammenhängt.

Inwiefern können Sie mit der neuen Struktur die Internationalisierungsaktivitäten an der Universität noch besser unterstützen?
In der Bestandsaufnahme vor der Neustrukturierung hatte sich gezeigt, dass viele Kolleg*innen Ähnliches tun, nur eben für unterschiedliche Zielgruppen. Ein Beispiel: Wenn jemand aus dem Ausland kommt – egal, ob Student*in oder Wissenschaftler*in – hat die Person recht eng abgegrenzte Bedarfe. Da geht es um Unterkunft, Aufenthaltstitel, vielleicht noch Fragen zu Kinderbetreuung und um sozio-kulturelle Integration sowie wissenschaftliche Vernetzung. Mit der neuen Struktur nach Sachbereichen bündeln wir die benötigte Expertise an einem Ort – in diesem Beispiel im Sachbereich „Willkommen“ – und können die Beratungs- und Unterstützungsbedarfe viel effizienter und schneller adressieren. Außerdem funktioniert Wissenstransfer so viel besser und Kolleg*innen können sich beispielsweise einfacher gegenseitig vertreten, wenn mal jemand ausfällt.

Ein weiterer Vorteil ist, dass wir mit der neuen Struktur flexibel auf Entwicklungen reagieren und unsere Arbeit in Zukunft auch besser an die tatsächlich vorhandenen Bedarfe und Mittel der MLU anpassen können. Würden sich beispielsweise die internationalen Studierenden vervielfachen oder ist mehr Geld für ein größeres Projekt da, können wir die erhöhten Anforderungen schnell in unsere Struktur integrieren und innerhalb eines Sachgebiets Ressourcen aufbauen.

Und nicht zuletzt: Das International Office steht nicht über der Universität, sondern als eine Art Hub im Zentrum der Internationalisierungsaktivitäten. Viele dieser Aktivitäten sind in den Bereichen der MLU angesiedelt und das ist auch gut so, denn hier ist viel Expertise vorhanden. Neben den Projekten, die zentral bei uns angesiedelt sind, wie beispielsweise Erasmus+, verstehen wir uns im International Office zukünftig noch stärker als Impulsgeber und Brückenbauer: Wir unterstützen konkret Studierende, Wissenschaftler*innen, aber auch die Fachbereiche und Gremien der Universität und ermöglichen Vernetzung und Wissenstransfer über Bereichsgrenzen hinweg. Im Idealfall ist es so, dass ein Sachverhalt, der auf der Ebene der Fachbereiche entsteht und internationaler Natur ist, an uns herangetragen wird und wir versuchen dann, mit den jeweiligen Akteuren ins Gespräch zu kommen und Lösungen zu erarbeiten.

Stichwort Impulsgeber und Brückenbauer: Können Sie das an einem Beispiel verdeutlichen? 
Ein gutes Beispiel ist das Projekt „Career Companion“, für das die MLU Fördermittel aus dem DAAD-Programm „FIT“ erhält. Das Projekt hat das Ziel, internationale Studierende als Fachkräfte in der Region zu halten. Hier sind wir mit Career Center, Sprachenzentrum und Landesstudienkolleg zusammengekommen, haben gemeinsam den Antrag geschrieben und setzen jetzt studienbegleitende Unterstützungsangebote für internationale Studierende insbesondere der MINT-Fächer um. Ein weiteres Beispiel ist die Repräsentanz der MLU in Almaty in Kasachstan, die durch die Naturwissenschaftliche Fakultät III administriert wird. Die Initiative dafür kam aus der Geographie und es haben viele engagierte Leute innerhalb der Universität in den vergangenen Jahren daran mitgewirkt. Daraus ist viel entstanden und es ergeben sich auch für die Zukunft Chancen, unsere Kooperationen in Zentralasien zu vertiefen und zu nutzen. Seitens des International Office haben wir versucht, Bereiche dafür zu gewinnen und konnten beispielsweise Kolleg*innen aus Erziehungswissenschaft und Landesstudienkolleg mit unserem Büro in Almaty vernetzen.

Wo stehen Sie gerade in der Umsetzung der neuen Struktur?
Die neue Struktur ist von den Gremien der Universität angenommen worden. Jetzt gehen wir daran, das Kernteam aufzubauen und auch zusätzliches Personal entlang der neuen Sachbereiche einzustellen. Darüber hinaus verstetigen wir Stellen, die bisher projektbezogen immer befristet waren, aber faktisch Daueraufgaben beinhalten. Beispiele hierfür sind Stellen für Finanzen und Studierendenmobilität im Rahmen von Erasmus+ und zur Verstärkung des Teams für das Georg-Forster-Haus. Nach und nach werden wir jetzt in der neuen Struktur ins Arbeiten kommen. Dazu gehört beispielsweise auch die Anpassung unserer Webseiten. Bis dahin sind wir aber natürlich weiterhin wie gewohnt erreichbar.

Mit Blick auf die nächsten Jahre: Wie trägt das International Office zur Weiterentwicklung der Internationalisierung der Universität bei?
Wichtig ist: Das International Office entwickelt nicht die neue Internationalisierungsstrategie. Das liegt in den Händen der wirklich breit aufgestellten Internationalisierungskommission der MLU. Wir organisieren diesen Prozess, beraten und stellen Expertise zur Verfügung, damit die Gremien der Universität informierte und fundierte Entscheidungen treffen können.

Zum Schluss noch eine persönliche Frage: Sie sind als Leiter des International Office viel unterwegs. Was darf in Ihrem Koffer auf Reisen nie fehlen?
Pass, Visakarte und Smartphone. Für alles andere findet sich immer eine Lösung, falls es mal versehentlich zu Hause geblieben ist.