Neues Campusmanagementsystem am Start
Ziel des Projekts HISinOne ist es, den gesamten Student Life Cycle in einem System abzubilden. Das erste Modul ist live. Was kann es?
Julia Nerenberg: Das erste Modul – das neue Bewerbungs- und Zulassungsmanagement – ersetzt die alte Zulassungsverwaltung und das Bewerbungsportal. Es bildet den Weg der Studierenden an die Universität – vom Interessenten zur Bewerbung und Einschreibung – ab. Auf der anderen Seite können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung die Daten entgegennehmen und prüfen. Das Ganze funktioniert nicht nur zentral, sondern auch dezentral, in den Fakultäten, beispielsweise bei Masterbewerbungen. Das neue Tool ist nutzerfreundlicher, die Weitergabe von Informationen einfacher – insbesondere von der Universität an die Bewerberinnen und Bewerber. Vorher wurden viele Daten von einem System in ein anderes übergeben. Jetzt geht grundsätzlich alles in einem System. Außerdem gibt es eine neue, intuitive Weboberfläche, die den Studierenden und den Mitarbeitenden die Bedienung erleichtern soll.
Was bedeutet die Einführung des ersten Moduls für das Gesamtprojekt?
Mit der Einführung des ersten Moduls haben wir nun das Ergebnis unserer anderthalbjährigen intensiven Arbeit erstmals sichtbar gemacht. Parallel zum Vorbereitungsprojekt, das Ende 2023 gestartet ist, haben wir mit den Arbeiten für die Einführung des ersten Moduls begonnen. Schon damals hatten wir mit der Parallelität der Teilprojekte zu kämpfen, die uns während der Projektlaufzeit maßgeblich begleiten wird. Im Dezember 2025 ist das System dann live gegangen – etwas später als ursprünglich geplant.
Sie arbeiten mit einem System, das von einem Dienstleister zur Verfügung gestellt und für die Prozesse an der MLU angepasst wird. Wie funktioniert das?
Grundsätzlich gibt es Projektpläne, die der Dienstleister – die HIS eG – vorschlägt. Die Umsetzung liegt in den Händen der MLU. Für die meisten Bereiche erfolgt die Projektarbeit neben dem Alltagsgeschäft. Da müssen wir natürlich Rücksicht auf Lastspitzen nehmen. Zu Beginn gibt es für jedes Modul einen ersten großen Workshop, bei dem die zahlreichen Prozesse anhand der Referenzprozesse der HIS eG angeschaut werden. Bei dieser fachlichen Planung bringen sich alle betroffenen Akteure der Uni ein. Bei der Einführung des Bewerbungs- und Zulassungsmanagements sind das die Kolleginnen und Kollegen aus dem IT-Servicezentrum sowie dem Immatrikulationsamt. Wenn wir Richtung Studierendenmanagement schauen, kommen weitere Kolleginnen und Kollegen aus der Abteilung Studium und Lehre, der Finanzabteilung, der Stabsstelle für Hochschulplanung und Informationsmanagement sowie dem International Office hinzu. Für die nachfolgenden Module werden dann beispielsweise auch die Fakultäten oder das Sprachenzentrum mehr einbezogen. Grundsätzlich sollen die Fachabteilungen ihre Prozesse in der Hand behalten, für die Umsetzung und Konfiguration ist dann ein Zusammenwirken und eine gewisse Kompromissbereitschaft der Akteure wichtig. Ich bin sehr dankbar für die Teamarbeit, die da geleistet wird.
Das neue Bewerbungs- und Zulassungsmanagement ist live. Wie geht es im Projekt weiter?
Es geht ambitioniert und mit einem engen Plan weiter. Derzeit bereiten wir die zweite Kampagne, sprich die Bewerbung und Einschreibung für das Wintersemester im ersten Modul, vor. Zum Jahresanfang haben wir außerdem mit dem zweiten Modul, dem Studierendenmanagement, begonnen. Hier können die Studierenden ihre Daten selbst verwalten, Rückmeldungen laufen darüber, auch das Gebührenmanagement oder das Studierendenmeldeverfahren bei den Krankenkassen. Bereits im Sommer wollen wir dann mit dem sehr großen Baustein – dem Prüfungs- und Veranstaltungsmanagement – beginnen. Das wird nochmal ein Kraftakt für die Universität, denn es umfasst alles, was jetzt unser Stud.IP und unser Löwenportal abbildet, in einem System.
Und welches Modul wird als Nächstes live gehen?
Wir planen, dass das Studierendenmanagement ab 2027 genutzt werden kann. Danach kommt dann schon ein Jahr später das neue Doktorandenmanagement und ab 2030 voraussichtlich das Studiengangs- und Prüfungsmanagement. Es ist also noch ein gutes Stück Weg vor uns.
Zur Projektseite: https://www.uni-halle.de/projekt-campusmanagement/
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